Klient odbiera auto po wymianie sprzęgła. Rachunek wynosi prawie trzy tysiące złotych. Wyciąga telefon i pyta, czy może zapłacić kartą albo BLIK-iem. Słyszy, że warsztat przyjmuje tylko gotówkę albo przelew. Bankomat jest dwa kilometry dalej, a dzienny limit wypłaty z karty klienta nie wystarcza. Kończy się na przelewie „jutro rano”, a właściciel warsztatu przez kolejne dni sprawdza konto, czy pieniądze wpłynęły. Klient odjechał zadowolony z naprawy, ale niezadowolony z obsługi.
Sposób płatności wydaje się szczegółem, ale w praktyce wpływa zarówno na wygodę klienta, jak i na to, czy warsztat ma pieniądze na koncie wtedy, gdy ich potrzebuje.
Jak płacą dziś klienci
Udział gotówki w płatnościach w Polsce od lat spada. Wielu kierowców, zwłaszcza młodszych, nie nosi przy sobie gotówki w ogóle, a większe kwoty woli płacić kartą albo telefonem. Klienci firmowi oczekują faktury z terminem płatności i przelewu. Warsztat, który akceptuje tylko jedną formę, zawsze komuś utrudnia życie.
Warto też pamiętać o przepisach. W ostatnich latach wprowadzono obowiązek zapewnienia klientom możliwości płatności elektronicznej dla firm ewidencjonujących sprzedaż na kasie fiskalnej. Jak dokładnie dotyczy on konkretnego warsztatu, najlepiej potwierdzić z księgową.
Formy płatności – porównanie
| Forma płatności | Zalety dla warsztatu | Wady i koszty |
|---|---|---|
| Gotówka | Brak prowizji, pieniądze od ręki | Konieczność wpłat do banku, ryzyko pomyłek i kradzieży, klienci coraz rzadziej ją mają |
| Karta płatnicza w terminalu | Wygoda klienta, środki na koncie zwykle w ciągu jednego-dwóch dni | Prowizja od transakcji, opłata za terminal |
| BLIK | Popularny wśród klientów, szybki | Prowizja, wymaga terminala lub bramki obsługującej BLIK |
| Przelew po fakturze | Standard dla klientów firmowych, brak prowizji | Ryzyko opóźnień w płatności, konieczność pilnowania należności |
| Płatność online przez link | Klient płaci zdalnie, przed odbiorem auta | Prowizja operatora, wymaga narzędzia generującego link |
| Raty i płatności odroczone | Klient może zdecydować się na droższą naprawę | Koszt dla warsztatu lub klienta, dodatkowe formalności |
Prowizja od płatności – koszt czy inwestycja
Najczęstszy argument przeciw terminalowi to prowizja. Przy naprawie za tysiąc złotych prowizja wynosi zwykle kilka-kilkanaście złotych, zależnie od umowy z operatorem. To realny koszt, ale warto zestawić go z innymi kosztami gotówki: czasem na liczenie i wpłaty do banku, ryzykiem pomyłki przy wydawaniu reszty i klientami, którzy odjadą „zapłacić później” i zapłacą po tygodniu albo wcale.
Jest też efekt trudniej mierzalny. Klient, który może wygodnie zapłacić kartą, łatwiej zgadza się na dodatkową naprawę zaproponowaną przy okazji, bo nie musi się martwić, czy ma przy sobie wystarczająco gotówki.
Płatność przed odbiorem auta
Coraz popularniejszym rozwiązaniem jest płatność online przed przyjazdem po auto. Klient dostaje wiadomość, że auto jest gotowe, z kwotą i linkiem do płatności. Płaci w przerwie w pracy, a przy odbiorze tylko zabiera kluczyki. Dla warsztatu to szybszy wpływ pieniędzy i krótsza obsługa przy ladzie, dla klienta – wygoda. To rozwiązanie świetnie sprawdza się też przy odbiorze po godzinach, z kluczykami w skrzynce depozytowej.
Należności – jak pilnować, kto nie zapłacił
- każda faktura z terminem płatności zapisana tak, żeby było widać, czy została opłacona,
- numer zlecenia lub faktury w tytule przelewu, żeby łatwo przypisać wpłatę,
- raz w tygodniu przegląd nieopłaconych faktur po terminie,
- uprzejme przypomnienie kilka dni po terminie, zanim zaległość się rozrośnie,
- przy nowych klientach firmowych – pierwsza naprawa płatna przy odbiorze.
W małych warsztatach należności często pilnuje się „w głowie”. Działa to przy kilku klientach firmowych. Przy kilkunastu nieopłacone faktury łatwo umykają, a odzyskiwanie pieniędzy po kilku miesiącach jest znacznie trudniejsze niż po kilku dniach.
Płatność a program do zleceń
Najwygodniej, gdy informacja o płatności jest zapisana przy zleceniu: kwota, forma płatności, data, czy klient zapłacił całość, czy zaliczkę. Wtedy przy kolejnej wizycie klienta od razu widać, czy nie ma zaległości, a na koniec miesiąca łatwo przygotować zestawienie dla księgowej.
Programy dla warsztatów różnią się podejściem do płatności – część integruje płatności online i raty, część pozwala tylko zaznaczyć, czy zlecenie zostało opłacone, a część zostawia te sprawy programowi księgowemu. Porównując systemy od producentów oprogramowania dla serwisów, warto zwrócić uwagę również na ten obszar, bo dotyczy każdego zlecenia, a nie tylko wybranych.
Gotówka w kasie – zasady bezpieczeństwa
- Wpłaty do banku regularnie, a nie raz w miesiącu.
- Kasa zamykana i liczona codziennie, najlepiej przez jedną osobę.
- Paragon lub faktura przy każdej płatności, bez wyjątków.
- Ograniczony dostęp do gotówki dla pracowników.
Najczęstsze pytania
Czy warto zainwestować w terminal przy małej liczbie klientów?
Coraz częściej tak – zarówno ze względu na oczekiwania klientów, jak i na przepisy. Przy niewielkim ruchu warto porównać oferty operatorów, bo część ma plany bez stałej opłaty miesięcznej.
Czy można doliczać opłatę za płatność kartą?
Doliczanie dodatkowych opłat za wybór konkretnej metody płatności jest w relacjach z konsumentami co do zasady niedozwolone. Koszt prowizji lepiej uwzględnić w cenniku.
Czy wydawać auto przed zapłatą?
Przy klientach prywatnych najbezpieczniej wydawać auto po zapłacie. Przy stałych klientach firmowych z umową można stosować płatność z terminem.
Forma płatności to ostatni kontakt klienta z warsztatem przy danej naprawie. Warto, żeby był równie sprawny jak sama naprawa.
